Een scan start pas als de aanlevering compleet en eenduidig leesbaar is. Dat is geen drempel maar de reden dat het rapport klopt: een vrije vorm wordt stil verkeerd gelezen, en stil verkeerd is duurder dan een dag later beginnen.
De volgorde is de werkwijze: eerst de maatstaf, die halen wij zelf uit openbare bronnen; dan de administratie, die komt van u.
De mail draagt alleen stap 01 en de vraag om een moment; dienstenlijst en loonstroken komen pas na de afspraak en de verwerkersovereenkomst. Wat er met die eerste mail gebeurt staat op Privacy: de gegevens erin blijven tot de aanlevering is afgesproken of afgezegd, en wat er na een opdracht met de loonstroken gebeurt staat in de verwerkersovereenkomst zelf. Adres: kantoor@deloonscan.nl
Het KvK-nummer van elke rechtspersoon waar personeel op staat (de sfeervraag speelt per rechtspersoon, een scan op de holding zegt niets over de dochter), de vestigingen die meegaan, en de cao of regeling die de administratie nu hanteert, met jaargang. Dat laatste is wat getoetst wordt, niet de maatstaf.
Per dienst een regel: personeelsnummer, datum, begin, eind, pauze in minuten, uurloon, en als u wilt het bedrag dat voor die dienst is betaald. Tijden als uu.mm, bedragen met een komma. Weektotalen zijn niet genoeg: de toeslagvensters lopen dwars door diensten heen, dus wij rekenen op kloktijden. Een export uit uw roosterpakket in een andere vorm is geen bezwaar; dan stemmen we vooraf af hoe wij hem lezen.
Alle perioden in het tijdvak, per component zichtbaar: grondslag, toeslagen, overwerk. Erbij: de contractuele arbeidsduur per medewerker en de peildata van loonsverhogingen in het tijdvak, of de stroken waaruit dat blijkt. Personeelsnummer in plaats van naam heeft de voorkeur; de sleutel blijft bij u.
Dit is wat wij nodig hebben, ongeacht uit welk pakket het komt: per dienst een begintijd, een eindtijd en de pauze. Kan uw pakket dat niet zo uitdraaien, stuur dan wat het wel kan; wij sturen het sjabloon, lezen uw vorm in en zeggen wat er dan nog ontbreekt.
De urenexport met datum, begin, eind en pauze per dienst, per medewerker, over het tijdvak; het personeelsnummer als sleutel. Uit Shiftbase volstaat de export van de urenregistratie; de zelfscan herkent die export aan zijn koppen en zet hem zelf om, en wij doen hetzelfde bij een scan.
De loonstroken per periode als PDF, of de export met per component grondslag, toeslag en overwerk. De loonstroken zoals uw pakket ze uitdraait zijn in beginsel genoeg; ontbreekt de opbouw per component, dan vragen wij die erbij. Hetzelfde.
Ook goed. Vul het sjabloon, één regel per dienst, en stuur het als CSV met puntkomma als scheidingsteken.
Wat u terugkrijgt staat op Het rapport: per bevinding het artikel, het bedrag en de bron. Nul is ook een uitkomst. Het oordeel of een cao op uw onderneming van toepassing is, blijft bij uw eigen jurist.
De zelfscan rekent uw eigen CSV in de browser door, minuut voor minuut, zonder dat er iets uw computer verlaat.